Tijdens de vergadering van de gemeenteraad in mei wordt er een pilot gehouden, de raad gaat dan geheel digitaal vergaderen!
De raadsgriffie faciliteert dit proces. Raadsadviseur Monica Briefjes van de gemeente Zaanstad vertelt hoe het werk van de griffie de afgelopen maanden daar is verbeterd… (deze video duurt 2 minuten en 31 seconden):
vrijdag 2 maart 2012, met dank aan D66Vught
De voltallige gemeenteraad van Vught gaat vanaf september papierloos werken. Eerder resulteerde dit idee van D66 Vught al tot een pilot. Zes raadsleden en het college van burgemeester en wethouders namen daaraan deel. Zij kregen zes maanden lang geen papieren stukken meer. En die zullen ze ook niet meer krijgen, want de pilot wordt nu uitgebreid naar de hele gemeenteraad. Papierloos werken wil zeggen werken op en vergaderen met een iPad. Op een dergelijke zeer compacte computer kunnen stukken gelezen en bewerkt worden.
Besparing
Papierloos werken betekent een einde aan de enorme stapels papier die elke maand verspreid worden onder de raadsleden. Volgens initiatiefnemer van de proef D66-fractievoorzitter Fons Potters is dat niet het enige en het belangrijkste voordeel en is het méér dan alleen papier en inkt besparen. “Het bespaart het ook nog een hoop geld. Ieder jaar worden vele duizenden euro’s uitgegeven aan kopieerkosten en die uitgavenpost zou hiermee grotendeels kunnen komen te vervallen.”
Positief
De fractie van D66 Vught was op voorhand al positief. In de praktijk blijkt dat papierloos werken vaak een kwestie van wennen is. Bovendien biedt het de mogelijkheden meer informatie aan raadsstukken te ‘plakken’ door middel van links en biedt de iPad allerlei mogelijkheden om tegelijkertijd interactief bezig te zijn om politiek en publiek dichter bij elkaar te brengen.
Geluid vergadering op internet
Ook een andere pilot wordt definitief doorgezet: het geluid van de commissievergadering blijft voor iedereen live op internet te horen én het blijft mogelijk om elke vergadering terug te luisteren. Ook de raadsvergaderingen worden vanaf binnenkort live uitgezonden en terug te luisteren op internet. De link naar de plek waar te luisteren is, blijkt voor veel mensen in Vught al maanden moeilijk vindbaar. Tip: in onze agenda staat de link bij elke datum van een commissie- of raadsvergadering.
Een vergadering met iPad’s
Geschreven door Eric Willems, hoofdredacteur bij Raadsledennieuws
Met mijn kennis en gebruik van ICT in mijn werk val ik in de categorie Power Users. Toch had ik grote aarzeling bij de overgang naar volledig papierloos werken. Die aarzeling had ik vooral omdat mijn ervaring me geleerd heeft hoe groot de afstand is tussen een wereld met en zonder papier. Kijk maar eens naar een willekeurig bureau in de raadzaal en constateer met mij dat er minstens twee, zo niet een veelvoud aan A4-tjes tegelijk in gebruik is. Bekijk zo’n A4-tje en stel vast hoeveel aantekeningen er op zijn gemaakt. Ik weet dat je inmiddels ook digitaal aantekeningen kunt maken, maar hoe snel gaat dat? Hoeveel handelingen moet je ervoor verrichten? En als een raadslid tijdens een interruptie verwijst naar pg. 35 onderaan het raadsvoorstel, hoe lang duurt het dan voor je daar bent aangeland?
Kortom, technisch kan het allemaal, maar werkt het ook lekker?
Sinds januari heb ik mijzelf gedwongen alle papieren thuis te laten en alleen met de ‘tablet’ op pad te gaan. En ziedaar, af en toe moet je een iets andere handeling verrichten. Bijvoorbeeld met vier vingers tegelijk je scherm omhoog ‘swipen’ en zo van het raadsvoorstel snel even je agenda raadplegen en weer terug. Zo zijn er meer vingervlugge handelingen die ik mijzelf heb moeten aanleren. Maar het werkt wel en inmiddels kan ik elke papierwerker bijhouden en binnenkort ben ik vast en zeker nog sneller ook.
Maar het nog veel grotere voordeel is dat ik altijd en overal een internet vol aan informatie bij me heb dat snel toegankelijk is. En dat allemaal in een klein plat doosje van een paar honderd gram. Ik kan me voorstellen dat onervaren ICT-gebruikers wat meer moeite hebben om alle papier thuis te laten. Maar geloof me, het is maar een kleine stap om samen met de wil om gewoontes achter je te laten het net iets anders te doen dan je gewend was. Daarna ervaar je het grote genoegen van altijd geïnformeerd zijn. Bovendien hoef ik nu veel minder precies mijn werk te plannen. Als er even een gepland moment uitvalt heb ik toch alles bij de hand om meteen een andere klus te gaan doen.
Eigenlijk is papierloos werken een veel te beperkt begrip voor de ruime mogelijkheden die het allemaal biedt. Een tas hoef ik niet meer mee te sjouwen. Alles zit in dat ene platte doosje. Wat zegt u? Als ik dat doosje nou eens verlies? Geen nood, dan staat alles nog in de ‘Cloud’. En wat dat is mag u zelf opzoeken!
Zaterdag 28 Januari 2012 | Rubriek: Column | Reacties »
Door Mark Strolenberg, VVD Raadslid Hoogeveen
Het leven wordt steeds digitaler, veel volksvertegenwoordigers in den lande hebben de overstap gemaakt naar het werken met een tablet-pc (i-Pad). De gemeenteraad van Hoogeveen heeft donderdag ook besloten om voortaan papierloos te vergaderen. Dat scheelt veel printkosten, werkt sneller en spaart het milieu. Maar in de beeldvorming van de burger heet het al gauw ‘zakkenvullerij’. Zeker in een tijd waarin bezuinigd wordt en er in ‘t land verkeerde voorstelling van zaken heerst, zijn politici hierdoor terughoudend om met hun tijd mee te gaan. Ben blij dat de Hoogeveense raad op één raadslid na toekomstgericht denkt en zich niet laat leiden door het landelijke anti-tablet virus waar SP-ers mee zijn besmet en/of dat door SP-ers wordt verspreid.
Het storende aan de landelijke discussie: bij is het wel efficiënt of niet, is dat iedereen met zijn eigen cijfers schermt. Voorstanders baseren zich op onderzoek waaruit blijkt dat digitaal werken goedkoper is dan alle print- en verwerkingskosten, tegenstanders beweren het tegenovergestelde. Zoals altijd ligt de waarheid ongetwijfeld ergens in het midden. In Hoogeveen kwam de businesscase in ieder geval positief uit en zal het naar verwachting leiden tot efficiënter werken.
Opvallend is dat er in de discussies voorbij wordt gegaan aan het feit dat het politieke bestel volop in beweging is. Er komt als ik naar de meterslange dossiers op m’n werkkamer kijk, steeds meer informatie op raadsleden af. Om de controlerende taak als volksvertegenwoordiger goed uit te kunnen voeren, is het belangrijk om te beschikken over de juiste en volledige data op de juiste plaats. Ik ben blij dat ik straks met ‘Ctrl+F’ op trefwoorden in alle documenten kan zoeken en altijd het volledige archief bij me kan hebben. Ook komt er een einde aan al die losse papiertjes met aantekeningen. Wat mij betreft gaat de nieuwe werkwijze een bijdrage leveren aan een noodzakelijk en efficiëntere manier van werken. Als het aan het kabinet ligt wordt er de komende jaren flink gesneden in het aantal landelijke politici, dit zal ook leiden tot meer drukte bij de zittende raadsleden. Het is dan nog niet zo gek om nu alvast wat te optimaliseren.
Bijkomend voordeel van mogelijkheden een tablet-pc met 3G verbinding is ook dat de politiek, online zo nog beter bereikbaar en zichtbaar kan worden. Ondertussen twitteren, facebooken en bloggen een deel van de lokale politici zich al een ongeluk, in de hoop daarmee de kloof met de burger te dichten. Ben benieuwd of de tablet-pc andere raadsleden over de streep gaat halen en/of de intensiteit doet doen toenemen. Voor een aantal raadsleden/digibeten zal het een uitdaging zijn om ermee te gaan en blijven werken. Tijdens de laatste vergadering merkte zelfs burgemeester Karel Loohuis nog op, naar aanleiding van nieuws over Riegmeer richting Gerard Fidom “Kun je dat niet op dat dingetje bekijken?”. Ik ben benieuwd hoe ‘t zal gaan, in Februari zal er wat instructie gegeven worden aan een eerste (dummy)groep. (Kunnen ze wat op voorsprong komen 
) In Maart volgt de rest. Daarnaast worden de raadsstukken nog een aantal maanden op papier uitgegeven, waarna het papier definitief uit de raadszaal zal verdwijnen.
Volgens de Nationale ombudsman valt er nog heel wat te optimaliseren als het gaat om de digitale overheid. Onder het mom ‘een betere digitale dienstverlening, begint bij een Raadslid met een i-Pad’ heb ik wel iets meer vertrouwen dat het de goede kant op zal gaan met de digitale dienstverlening. Ik denk dat een nieuwe generatie- en straks middels de i-Pad geüpgrade raadsleden, goed passen bij een moderne bedrijfsvoering binnen de gemeente Hoogeveen. Ik verwacht dan ook dat met modernere raadsleden, er een steeds moderner beleid volgt, met modernere ambtenaren en daardoor moderne aanpak en uitvoering. Een verschuiving naar een meer en meer digitale dienstverlening gaat de gemeente tijd en daarmee geld besparen. Daarnaast sluit een meer-en-meer digitale overheid goed aan bij een steeds kritisch wordende en gemoderniseerde samenleving, die zelf ook over steeds meer informatie en kennis beschikt!
Originele tekst Klik op de link
